Il menu di Vocab è organizzato con un sistema di finestre Pull-Down, che si aprono con l'uso dei tasti cursore o dei tasti corrispondenti alla prima lettera del comando; per tale motivo il nome di una finestra e di un comando lì contenuto non ha mai la lettera iniziale uguale a quella di un altro comando dello stesso insieme. Nel caso della finestra Servizi, per poter effettuare la selezione col sistema dell'iniziale, è stato anteposto un punto, perché esiste già una finestra di nome Studio, che quindi avrebbe la stessa iniziale. Per aprire la finestra Servizi, dunque bisogna premere il tasto carattere "." (punto).

Anche all'interno di una finestra si può effettuare la scelta di un comando con l'uso dei tasti cursore o con l’iniziale del comando voluto.

Il menu principale del programma presenta sei diverse finestre a discesa che raggruppano in modo logico diversi comandi.

Archivio
La finestra contiene due comandi: il primo apre un dizionario esistente, l’altro ne crea uno nuovo.

Apri Archivio
Il comando permette di rendere attivo un dizionario diverso da quello normalmente aperto al lancio del programma (ING-ITA.DBF). In un apposito riquadro vengono visualizzati tutti i nomi di dizionari presenti sul disco assieme alle dimensioni e alla data di salvataggio. Agendo sui tasti cursore orizzontali si sceglie il comando da dare e su quelli verticali il file su cui questo deve agire. Se si apre un dizionario, esso diventerà quello corrente.

Crea Dizionario
Con questo comando si crea un nuovo archivio vuoto che potrà essere riempito di dati nel modo prima descritto. Si ricorda che il programma parte sempre con l'archivio di default (ING-ITA.dbf); per passare all'altro eventualmente presente sul disco bisogna dare il comando precedente (Apri Dizionario).

Modifica
La finestra Modifica riporta tre comandi con i quali si effettuano interventi sull’archivio: inserimenti, modifiche ed eliminazioni di termini.

Modifica-Inserisci Vocabolo
Il comando permette l’inserimento di un nuovo termine. Viene visualizzata una griglia che richiede la digitazione del termine in inglese e dopo la pressione del tasto "Invio", quella in italiano.
Dopo l’immissione della parola inglese, viene effettuato un controllo dell’esistenza della parola in archivio, se essa viene trovata viene mostrata assieme alla traduzione e viene chiesto se si vuole inserire una nuova traduzione per la stessa parola, in caso di risposta affermativa, il programma permette l’inserimento della traduzione, altrimenti torna alla maschera di inserimento iniziale.
Da tale ambiente si esce attraverso la pressione del tasto Invio quando il campo è vuoto o attraverso la pressione del tasto "Esc" per tornare al menu principale.

Modifica-Modifica Vocabolo
Il comando permette di modificare i dati relativi ad un vocabolo: termine e traduzione.
Inizialmente viene scelta la lingua di ricerca del termine: è evidenziata la prima lingua, ma si può passare all’altra attraverso la pressione di qualsiasi tasto. L’accettazione, col tasto "Invio" dell’evidenziazione attuale, rende attiva la lingua indicata.
La successiva maschera richiede il termine da modificare (accanto è indicata la lingua attiva); bisogna quindi digitare il termine e premere "Invio". Ha inizio la ricerca: se la parola viene trovata viene mostrata una maschera con il termine e la sua attuale traduzione, assieme al campo dal quale è possibile modificare il termine nella prima lingua. Da qui vengono effettuate le modifiche del caso, quindi viene visualizzato il secondo campo con la traduzione: si effettuano le eventuali modifiche e si preme "Invio". Le modifiche vengono inserite in archivio.

Modifica-Elimina Vocabolo
La procedura di individuazione della lingua attiva e del termine da eliminare sono uguali a quella della precedente opzione. Il termine viene ricercato in archivio e, se trovato, viene mostrato assieme alla traduzione. Viene chiesta conferma dell’eliminazione che in caso di risposta affermativa viene effettuata.

Ricerca
La finestra ha tre comandi per la effettuazione di ricerche di un termine, di tutte le traduzioni di un termine e della lista dell’archivio.

Ricerca-Ricerca Traduzione
Scelta la lingua attiva, si fornisce il termine da ricercare che se trovato viene mostrato.

Ricerca-Tutte le Traduzioni
La scelta della lingua attiva viene eseguita nel modo già visto, si fornisce il nome del termine da ricercare e si otterrà come risultato la visualizzazione di tutte le traduzioni di quel termine.

Ricerca-Lista Vocaboli
Il comando permette di visualizzare, sotto forma di lista, l’archivio termini e traduzioni. Scelta la lingua di ordinamento alfabetico, si può indicare il primo termine della lista (Invio per il primo dell’archivio) e l’ultimo (Invio per l’ultimo dell’archivio); viene chiesto se si vuol mandare i dati alla stampante ("S") o al video ("N"). L’insieme scelto viene mostrato sotto forma di linee numerate, in ordine alfabetico, dei termini nella prima lingua con accanto la relativa traduzione nella seconda. La lista si interrompe ad ogni pagina per permettere la consultazione. Nell’ultima riga dello schermo un menu indica i comandi permessi: Esc= Esce dalla modalità; A = Inizio lista; I = Indietro di una pagina; Stampa = Stampa la pagina attuale; altro = continua nella visualizzazione della lista.
La fine dell’intervallo scelto o dell’archivio concludono l’operazione.

Info
Il comando mostra, in una finestra sullo schermo, informazioni sull’autore e sul concessionario della licenza d’uso.

Servizi
La finestra Servizi contiene cinque comandi che permettono di settare parametri diversi e scorrere l’archivio.

Servizi-Archivio Scorri
Il comando permette di scorrere l’archivio ordinandolo nella lingua voluta e mostrandolo sotto forma di lista che è possibile scorrere in avanti e indietro e permettendo di effettuare delle modifiche direttamente sul campo evidenziato. Sono possibili anche eliminazioni di interi record. L’operazione deve essere svolta in due fasi: i record vengono marcati prima in cancellazione (portando il cursore su un campo del record interessato e premendo il tasto "Canc"); l’indicatore <Deleted>, nella parte alta del riquadro, visualizza lo stato del record. La seconda fase deve essere effettuata col secondo comando della stessa finestra che "Compatta" l’archivio, eliminando i record marcati per cancellazione.
L’eliminazione di un record non è definitiva se non viene eseguito il comando compatta: un record marcato per cancellazione può essere riportato alla condizione originaria portando la selezione su un campo del record stesso e premendo nuovamente il tasto "Canc": questo elimina il marcatore <Deleted>.

Servizi-Compatta
Il comando elimina i record marcati per cancellazione attraverso la procedura descritta in precedenza.

Servizi-Ripristina
Il comando Ripristina lo stato dei record marcati per la cancellazione eliminando il marcatore <Deleted> che ne provocherebbe l’eliminazione se seguito dal comando precedente.

.Servizi-Stampante
Il comando apre un nuovo sottomenu con ulteriori menu a cascata che permettono di settare i parametri per la stampante: dalla dichiarazione del tipo di stampante collegata (Epson o IBM compatibile) al Font di caratteri da usare nella stampa delle liste, alla lunghezza della pagina, al tipo di carattere da usare e al modo di stampa (Normale, compresso, proporzionale).

.Servizi-Index - re
Il comando permette di ricostruire i file indice che mantengono l'archivio in ordine alfabetico (per la prima e per la seconda lingua) indipendentemente dall'ordine di inserimento dei termini. Se si notano anomalie nella visualizzazione dei dati, è probabile che tali file siano, per una causa qualsiasi, deteriorati e devono essere ricostruiti. Il comando effettua tale operazione.

Il deterioramento di un file, anche se non molto probabile, è possibile ed è dovuto a cause diverse, ad esempio sbalzi di tensione nella corrente di alimentazione durante la scrittura su disco. Per tale motivo è bene, periodicamente, effettuare il BackUp dei dati su un disco esterno, tali dati potranno essere poi reimmessi nel caso si sia verificata l'eventualità prospettata.
La procedura viene descritta in seguito (vedi procedura di BackUp).

Uscita
La finestra riporta due comandi: il primo <SI> provoca l’uscita dal programma e il ritorno al DOS, il secondo fa rimanere all’interno del programma.

E' fondamentale uscire dal programma attraverso l'uso del comando Uscita-SI; questo permette la corretta chiusura degli archivi e il salvataggio delle modifiche effettuate, che altrimenti verrebbero irrimediabilmente perse. Non spegnere l'elaboratore senza uscire correttamente dal programma: questo provoca la perdita delle ultime modifiche effettuate.

Non spegnere l'elaboratore dopo aver dato il comando Uscita-SI e prima che venga visualizzato il prompt del DOS. Questo provocherebbe un danno IRRIMEDIABILE all'intero archivio. Si ricorda l'importanza di effettuare periodiche copie di BackUp con la procedura di seguito descritta: per effettuare una copia di BackUp bastano due minuti; per riscrivere l'archivio attuale sono stati necessari 6 mesi di lavoro!!!

Procedura di backup
La procedura di salvataggio dei dati su dischetto è un'operazione fondamentale per la salvaguardia e la sicurezza dei dati stessi.
E' un'operazione semplicissima e può fare risparmiare il lavoro di mesi!! Non rischiate di perdere alcuni dati o l'intero archivio non eseguendo periodiche copie di BackUp.

Per eseguire una copia di BackUp basta trovarsi in DOS nella directory di installazione C:\VOCABST e digitare:

BKUPVOC Invio

verrà avviata la procedura di compattazione degli archivi e la copia del file compresso sul disco A:. Alla fine dell’operazione saranno stati copiati su disco i file archivio e il file .MEM necessari al corretto funzionamento del programma. Le dimensioni del file compattato sono molto ridotte rispetto a quelle dell’archivio scompattato.

 La procedura di Ripristino dei dati dal disco A: è simile alla precedente e molto semplice. Essa permette il recupero dei dati compattati sul disco A: e la loro copia nella directory C:\VOCAB dell’hard disk.

La procedura di ripristino dei dati è potenzialmente pericolosa, perché sostituisce l’archivio attuale dell’hard disk con quello compattato sul disco A:. Quindi riporta la situazione dell’archivio a quella del momento dell’ultima copia di Back Up. Se nel frattempo nell’archivio corrente sono state effettuate modifiche, queste verranno perse dopo l’operazione. Usare quindi la procedura solo in caso di deterioramento dell’archivio centrale o per il trasferimento dei dati da un computer ad un altro.

Per effettuare la procedura di ripristino dei dati dal disco A: bisogna portare il prompt del DOS nella directory C:\VOCAB e digitare: